İBYS Nedir? İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi Rehberi

İBYS nedir?

İBYS (İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi), işyerlerinde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerine ait verilerin — çalışan eğitimleri, işe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri, risk değerlendirmesi, iş kazası ve ramak kala kayıtları gibi — dijital ortamda toplanmasını ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na elektronik ortamda iletilmesini sağlayan merkezî bilgi yönetim sistemidir.

Uygulamada “İBYS” denildiğinde iki şey birlikte anlaşılır:

• Bakanlık tarafındaki merkezî sistem: Verilerin toplandığı, doğrulandığı ve saklandığı kamu altyapısı.
• İşyeri tarafındaki İBYS yazılımı: İSG verilerinin girildiği, mevzuata uygun forma dönüştürüldüğü ve web servisi aracılığıyla Bakanlığa e-imzalı olarak gönderildiği yazılım.

Yani bir işletmenin “İBYS’ye geçmesi”, pratikte İSG kayıtlarını kâğıt/Excel ortamından çıkarıp İBYS yazılımı üzerinden yürütmesi ve verilerini otomatik bildirim akışına bağlaması anlamına gelir.

İBYS’nin açılımı ve amacı

İBYS’nin açılımı “İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi”dir. Sistemin temel amaçları:

• İSG faaliyetlerinin gerçekten yapılıp yapılmadığının dijital iz üzerinden takip edilebilmesi,
• Eğitim, muayene ve risk değerlendirme verilerinin tek merkezde standart formatta toplanması,
• İş kazası ve meslek hastalığı verilerinin istatistiksel olarak izlenebilmesi,
• Denetimlerde kayıtlara hızlı ve doğrulanabilir biçimde erişilebilmesi.

Yasal dayanak: 6331 sayılı Kanun ve İBYS düzenlemeleri

İBYS’nin dayanağı 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunudur. Kanun; işverene risk değerlendirmesi yaptırma, çalışanlara İSG eğitimi verme, sağlık gözetimi sağlama, iş kazalarını kayıt altına alıp bildirme ve tüm bu faaliyetleri belgelendirme yükümlülüğü getirir. İBYS ise bu yükümlülüklerin çıktısının Bakanlığa elektronik ortamda iletilmesini düzenleyen uygulama katmanıdır.

İBYS ile doğrudan ya da dolaylı ilişkili başlıca düzenlemeler:

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu — işveren yükümlülükleri ve kayıt/bildirim esasları.
• ÇSGB İBYS düzenlemeleri ve teknik şartname — veri formatı, web servis ve yetkilendirme kuralları.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği — İSG hizmetlerinin yürütülmesi ve OSGB’ler.
• 6698 sayılı KVKK — sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olduğundan işleme ve saklama şartları.
• 5651 sayılı Kanun — işlem (log) kayıtlarının tutulması ve saklanması.

Not: Mevzuat metinleri ve teknik şartname zaman içinde güncellenebilir. Bildirim yükümlülüğünüzün güncel kapsamı için Bakanlığın yayımladığı son sürümü esas alın.

İBYS kimleri kapsar?

6331 sayılı Kanun, kamu-özel ayrımı yapmaksızın ve çalışan sayısına bakılmaksızın bütün işyerlerini kapsar. Dolayısıyla İSG faaliyeti yürütmek zorunda olan her yapı, İBYS akışının içindedir:

• İşverenler / işyerleri — az tehlikeli, tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki tüm işletmeler.
• OSGB’ler — hizmet verdikleri çok sayıda işyerinin verisini yöneten ortak sağlık ve güvenlik birimleri.
• İş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimleri — eğitim, muayene ve risk kayıtlarını üreten İSG profesyonelleri.
• İşyeri sağlık ve güvenlik birimleri (İSGB) — hizmeti kendi bünyesinde yürüten büyük işletmeler.

Çok tesisli ve birden fazla SGK siciline sahip gruplarda her sicil ayrı ayrı yönetilmelidir; bu, yazılım seçiminde belirleyici kriterlerden biridir.

İBYS’ye hangi veriler bildirilir?

Bildirim kapsamı temel olarak İSG faaliyetinin kanıtını oluşturan kayıtlardır:

• İSG eğitimleri: Eğitim tarihi, süresi, konu başlıkları, eğitmen ve katılımcı bilgileri. Eğitim tekrar periyotları tehlike sınıfına göre değişir (az tehlikeli, tehlikeli, çok tehlikeli).
• Sağlık gözetimi: İşe giriş ve periyodik muayene kayıtları (EK-2 formu), tetkik sonuçları, işe uygunluk kararı.
• Risk değerlendirmesi: Yapılma tarihi, yöntem, tespit edilen tehlikeler ve alınan önlemler; geçerlilik süresi tehlike sınıfına göre belirlenir.
• İş kazası ve ramak kala: Olay tarihi, türü, kök neden analizi, kayıp gün ve düzeltici faaliyetler.
• KKD (kişisel koruyucu donanım): Zimmet, teslim tarihi, kullanım ömrü ve yenileme kayıtları.
• İSG profesyoneli atamaları: Görevlendirilen iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi bilgileri.

İBYS ile İSG-KATİP arasındaki fark

İkisi sıkça karıştırılır, ama farklı işleri yaparlar:

Kısaca: İSG-KATİP “kim”i, İBYS “ne yapıldığı”nı kayıt altına alır. İkisi birbirini tamamlar.

İBYS’ye veri nasıl gönderilir? (adım adım)

1. Yetkilendirilmiş bir İBYS yazılımı edinin. Bildirimler, Bakanlığın teknik şartnamesine uygun şekilde geliştirilmiş yazılımlar üzerinden yapılır.
2. İşyeri ve SGK sicil bilgilerini tanımlayın. Çok tesisli yapıda her sicil/tesis ayrı tanımlanır.
3. Çalışan listesini ve İSG profesyonellerini girin. Uzman ve hekim atamaları eşleştirilir.
4. Faaliyet verilerini kaydedin. Eğitim, muayene, risk değerlendirme, kaza ve KKD kayıtları ilgili modüllerden işlenir.
5. Veriyi mevzuata uygun pakete dönüştürün. Yazılım, kayıtları beklenen veri formatına çevirir.
6. E-imza ile imzalayıp web servisine gönderin. Gönderim, yetkili kişinin elektronik imzasıyla yapılır.
7. Gönderim durumunu takip edin. Başarılı/hatalı sonuçlar ekrandan izlenir; hatalı kayıtlar düzeltilip yeniden gönderilir.

Bu akışın teknik ayrıntıları için İBYS web servisi entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

E-imza, web servisi ve gönderim takibi

İBYS bildirimlerinde verinin kimin tarafından, ne zaman gönderildiğinin kanıtlanabilir olması esastır. Bu nedenle gönderimler elektronik imza ile imzalanır ve web servisi üzerinden iletilir. İyi bir yazılımda şunları görebilmelisiniz:

• Gönderilen paketin içeriği ve zaman damgası,
• Bakanlık tarafından dönen sonuç kodu ve hata açıklaması,
• Hatalı kaydı düzeltip tek tuşla yeniden gönderme imkânı,
• Geçmiş gönderimlerin değiştirilemez log kaydı.

İBYS bildiriminde en sık yapılan 7 hata

1. Eğitim sürelerinin tehlike sınıfına göre yanlış girilmesi. Süre ve periyot uyumsuzluğu bildirimin reddine yol açar.
2. Muayene kaydının eksik alanla gönderilmesi. EK-2 formundaki zorunlu alanlar boş bırakılamaz.
3. Süresi dolan risk değerlendirmesinin yenilenmemesi. Geçerliliği biten kayıt uyum sağlamaz.
4. Çoklu SGK sicilinde verinin yanlış sicile işlenmesi. Grup şirketlerinde en sık görülen hata.
5. İş kazası kaydının geç girilmesi. Yasal bildirim süreleri kaçırılır.
6. Çalışan işten ayrıldığı hâlde listenin güncellenmemesi. Ölü kayıtlar hatalı bildirim üretir.
7. Gönderim sonucunun takip edilmemesi. “Gönderdim” sanılan ama hata dönen kayıtlar denetimde açık yaratır.

İBYS yazılımı seçerken kontrol listesi

• Mevzuata ve güncel teknik şartnameye uyum, e-imzalı web servis bildirimi.
• Çoklu SGK sicili ve çok tesisli / alt işveren yapısı desteği.
• Eğitim, sağlık gözetimi, risk değerlendirme, iş kazası, KKD modüllerinin tamamı.
• İşyeri hekimi için e-reçete ve muayene akışı.
• KVKK ve bilgi güvenliği: şifreleme, rol bazlı yetki, değiştirilemez log.
• Süresi yaklaşan eğitim/muayene için otomatik hatırlatma.
• Denetimde işe yarayan raporlama (yıllık değerlendirme, kaza istatistikleri).
• Mevzuat değiştiğinde hızlı güncelleme ve kurumsal destek.

selfİBYS ile İBYS uyumu

selfİBYS; eğitim, sağlık gözetimi, risk değerlendirme, iş kazası/ramak kala ve KKD modüllerini tek platformda birleştiren bulut tabanlı bir İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi’dir. Verileriniz İBYS web servisi üzerinden e-imzalı olarak iletilir, gönderim durumu ekrandan izlenir; kişisel ve sağlık verileri şifrelenerek KVKK’ya uygun şekilde saklanır.

Kurulum gerektirmez, kredi kartı istemez: 15 gün ücretsiz deneyerek tüm modülleri inceleyebilirsiniz.