İBYS yazılımı nedir, ne işe yarar?
Bir İBYS yazılımı, işyerinin iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerini dijital ortamda yürütmesini ve bu faaliyetlere ait verileri İBYS üzerinden Bakanlığa bildirmesini sağlayan programdır. Excel tabloları ve klasörlerde dağınık duran kayıtların yerini; tarih takipli, hatırlatmalı, raporlanabilir ve denetime hazır tek bir sistem alır.
Doğru kurgulanmış bir İBYS programı şu üç işi birden yapar:
- Kaydeder: Eğitim, muayene, risk, kaza ve KKD verilerini standart biçimde toplar.
- Hatırlatır: Süresi dolan eğitim, muayene ve risk değerlendirmelerini önceden bildirir.
- Bildirir: Veriyi mevzuata uygun pakete çevirip e-imzalı olarak web servisine gönderir.
Modüller: hangi süreçler kapsanır?
Eğitim yönetimi
Çalışan bazında eğitim planı, katılım kayıtları, eğitim süresi ve konu başlıkları; tehlike sınıfına göre tekrar periyodunun otomatik hesaplanması ve süresi yaklaşanlar için hatırlatma.
Sağlık gözetimi (EK-2 muayene)
İşe giriş ve periyodik muayene kayıtları, klinik muayene alanları, tetkik sonuçları, işe uygunluk kararı ve muayene takvimi. İşyeri hekimi için e-reçete akışı entegre çalışır.
Risk değerlendirme
Tehlike tespiti, risk skorlama, önlem atama ve termin takibi; geçerlilik süresi dolduğunda uyarı.
İş kazası ve ramak kala
Olay kaydı, kök neden analizi, kayıp gün takibi, düzeltici faaliyet atama ve kaza istatistikleri.
KKD ve zimmet
Kişisel koruyucu donanım stok ve zimmet kayıtları, teslim tutanakları, kullanım ömrü ve yenileme takibi.
Raporlama
Yıllık değerlendirme raporu, kaza istatistikleri, eğitim/muayene tamamlanma oranları ve yönetim panosu.
E-imzalı otomatik bildirim ve gönderim takibi
selfİBYS, kaydedilen verileri Bakanlığın beklediği formata dönüştürür, e-imza ile imzalar ve İBYS web servisi üzerinden gönderir. Gönderim ekranında her paketin durumu (başarılı / hatalı / beklemede), dönen sonuç kodu ve hata açıklaması görülür; hatalı kayıt düzeltilip yeniden gönderilebilir. Tüm gönderimler değiştirilemez log kaydı ile saklanır.
Kimler için uygun?
- İşverenler / işletmeler: Tek tesisten çok tesisli gruplara kadar; her SGK sicili ayrı yönetilir.
- OSGB’ler: Çok sayıda müşteri işyerini tek panelden yöneten yapı için OSGB yazılımı kullanım senaryosu.
- İş güvenliği uzmanları: Saha kayıtlarını mobil uyumlu ekranlardan girme.
- İşyeri hekimleri: Muayene, tetkik ve e-reçete akışını tek yerde yürütme.
İBYS yazılımı karşılaştırma kriterleri
| Kriter | Neden önemli? | selfİBYS |
|---|---|---|
| E-imzalı web servis bildirimi | Bildirimin kanıtlanabilirliği | Var, gönderim takip ekranıyla |
| Çoklu SGK sicili / çok tesis | Grup şirketlerinde veri karışmasın | Var |
| Modül bütünlüğü | Farklı programlar arasında veri kopmasın | Eğitim, sağlık, risk, kaza, KKD |
| Otomatik hatırlatma | Süresi geçen kayıt = uyumsuzluk | Var |
| Bilgi güvenliği | Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir | Şifreleme, RBAC, log bütünlüğü |
| Kurulum | Sunucu/BT yükü | Bulut — kurulum yok |
| Deneme | Satın almadan önce test | 15 gün ücretsiz |
Bilgi güvenliği ve KVKK
İSG verilerinin önemli bölümü sağlık verisidir ve KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. selfİBYS; verileri depolamada şifreleyerek saklar, iletişimi TLS ile korur, işlemleri zincirli (değiştirilemez) log ile kayıt altına alır ve erişimi rol bazlı yetkilendirme (RBAC) ile sınırlar. Mimari, ISO/IEC 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi ilkeleri esas alınarak kurgulanmıştır.
İBYS yazılımı fiyatlandırması nasıl çalışır?
Sektörde yaygın model, çalışan sayısı veya işyeri/sicil adedi üzerinden yıllık ya da aylık abonelik şeklindedir. Fiyatı etkileyen başlıca unsurlar:
- Takip edilen çalışan sayısı,
- Yönetilen işyeri / SGK sicili adedi,
- Kullanılacak modüller ve kullanıcı sayısı,
- OSGB ise portföydeki müşteri işyeri sayısı.
Kendi yapınıza uygun teklifi almak için iletişim formundan ihtiyacınızı iletebilir, öncesinde ürünü 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Mevcut verilerinizden geçiş
Çoğu işletme İBYS yazılımına geçerken elinde Excel listeleri, taranmış eğitim tutanakları ve muayene formları bulundurur. Geçişte önerdiğimiz sıra:
- Çalışan listesi ve organizasyon yapısının aktarılması,
- Aktif risk değerlendirmesinin sisteme işlenmesi,
- Son eğitim ve muayene tarihlerinin girilmesi (böylece hatırlatmalar doğru çalışır),
- KKD zimmetlerinin güncel hâliyle tanımlanması,
- İlk bildirim paketinin test edilip gönderim sonucunun doğrulanması.