İBYS web servisi nedir?
İBYS web servisi, işyeri tarafındaki yazılımın ürettiği iş sağlığı ve güvenliği verilerini Bakanlık tarafındaki İBYS sistemine elektronik olarak ilettiği makineden makineye arayüzdür. İnsan eliyle form doldurmak yerine, yazılım veriyi tanımlı formata çevirip imzalar ve gönderir; karşı taraf da bir sonuç döner.
Bildirim akışı: 5 adım
- Veri girişi: Eğitim, muayene, risk değerlendirme, kaza ve KKD kayıtları yazılımda oluşur.
- Doğrulama: Zorunlu alanlar, tarih tutarlılığı ve tehlike sınıfına göre süre kuralları kontrol edilir.
- Paketleme: Kayıtlar Bakanlığın beklediği veri yapısına dönüştürülür.
- İmzalama: Paket, yetkili kişinin elektronik imzası ile imzalanır.
- Gönderim ve sonuç: Paket web servisine iletilir; dönen sonuç kaydedilir ve ekranda gösterilir.
Veri paketinde neler bulunur?
- İşyeri kimliği: SGK sicil bilgisi, tehlike sınıfı, tesis bilgileri.
- Çalışan bilgisi: Kimlik numarası ve görev bilgisi (KVKK ilkelerine uygun asgari veri).
- Faaliyet kaydı: Eğitim/muayene/risk/kaza kaydının türü, tarihi ve ayrıntıları.
- İSG profesyoneli: Kaydı üreten uzman veya hekim bilgisi.
- İmza bloğu: Elektronik imza ve zaman bilgisi.
E-imza neden zorunlu?
Bildirimin denetim değeri, kim tarafından ve ne zaman yapıldığının kanıtlanabilmesine bağlıdır. Elektronik imza; paketin içeriğinin sonradan değiştirilmediğini ve imzalayanın kimliğini doğrular. Bu nedenle imzasız gönderim kabul edilmez. Zaman damgası kullanımı, gönderim anının bağımsız olarak kanıtlanmasını sağlar.
Gönderim takibi ve sonuç kodları
Gönderim yapmak yetmez; sonucun okunması gerekir. İyi bir yazılımda her paket için şunlar görülür:
- Paketin durumu: beklemede / başarılı / hatalı,
- Dönen sonuç kodu ve açıklaması,
- Hatalı kaydın hangi alandan kaynaklandığı,
- Düzeltme sonrası yeniden gönderim imkânı,
- Tüm denemelerin değiştirilemez log kaydı.
“Gönderdim” sanılan ama hata dönmüş kayıtlar, denetimde en sık karşılaşılan açıklardan biridir.
Sık karşılaşılan gönderim hataları
| Belirti | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Kimlik doğrulama hatası | Yetki/tanım bilgisi güncel değil | Kurum tanımlarını ve yetkilendirmeyi yenileyin |
| İmza doğrulanamadı | Sertifika süresi dolmuş veya sürücü sorunu | E-imza sertifikasını ve kart yazılımını kontrol edin |
| Zorunlu alan eksik | Muayene/eğitim kaydında boş alan | Kaydı tamamlayıp yeniden gönderin |
| Sicil eşleşmiyor | Veri yanlış SGK siciline işlenmiş | Kaydın işyeri/sicil bağını düzeltin |
| Tarih tutarsız | Eğitim süresi/periyodu tehlike sınıfına uymuyor | Tehlike sınıfına göre süreyi düzeltin |
| Mükerrer kayıt | Aynı kayıt iki kez gönderilmiş | Gönderim geçmişini kontrol edin |
Not: Sonuç kodları ve hata mesajları Bakanlık tarafında güncellenebilir; yazılımınızın hata açıklamalarını güncel tutması önemlidir.
Sağlıklı entegrasyon için iyi uygulamalar
- Küçük paketlerle başlayın: İlk gönderimde tüm arşivi değil, örnek kayıtları gönderin.
- Hataları biriktirmeyin: Hatalı kayıtları aynı gün düzeltin.
- Sertifika takvimi tutun: E-imza sertifikasının bitiş tarihini hatırlatmaya bağlayın.
- Veri kalitesini kaynağında koruyun: Kimlik ve tarih alanlarını giriş anında doğrulayın.
- Log saklayın: Gönderim kayıtlarını değiştirilemez biçimde arşivleyin.
selfİBYS, bu adımların tamamını otomatikleştirir; siz yalnızca veriyi girer, gönderim sonucunu ekrandan izlersiniz.